早在幾年前,企業信息化是國內企業改革的目標,OA的概念從那時候起深入人心.經過幾年的發展,企業信息化的腳步逐漸放緩,綠色、節能、環保的概念開始成為現代企業的風尚.進入21世紀后,中國以更加開放的姿態面向世界,中國的企業要保持與國外企業同等的競爭力,甚至要打入國際市場,就必須適應現代企業發展的國際競爭環境、國際化標準和國際化價值趨向.

無論中國企業的國際化現狀如何,可以看到的是,國外企業在節能和環保這兩個概念上已經走在了我們的前列,從未來的企業生存和人們的價值趨向來看,節能和環保將逐步成為人類社會生產和生活的的主流價值觀,也必將成為企業生存與發展的主流價值觀.

企業生產中,有一部分能源消耗幾乎是所有企業都存在,并且大量浪費,但可經過有效管理而被大量節省的能源消耗,即辦公設備、辦公耗材以及辦公人力資源的消耗.這部分能源消耗通常作為企業生產成本的一部分,由于決策者節約意識淡薄、管理不集中以及其它原因造成大量的資源浪費,進而在無形中提高了企業生產成本.

要降低因以上問題產生的大量的能耗,一個有效的辦法就是采用文件管理外包服務.文件管理外包就是指企業將所有文件設備(打印機、復印機、傳真機、一體機等)的運營管理全部外包給專業的文件外包服務商,由外包商對設備進行必要的調整并予以整體優化部署,全面接管設備的運營、耗材更換、維保等,同時對文件產生、分發、流轉、存儲、檢索、容災、安全等文件生命周期環節的管理.采用文件管理外包服務不僅能有效降低能源消耗,節約生產資料成本,節省人力資源成本,還能從根本上解決IT部門因工作效率低下而導致的生產和銷售環節產生的損失,全面改善管理效率.

本土文件管理外包服務的領導企業,立思辰公司的副總經理馬黎陽向我們介紹,一個具有一定規模的企業,特別像運輸物流、法律服務機構、金融服務機構等印量需求大的企業,若采用文件外包服務,僅在打印耗材這一項上就能為企業節約20%左右的辦公成本,同時設備性能、人員成本、文件管理效率、內部員工滿意度都會有很大改善.而從環境角度來說,文件外包可以幫助企業有效地壓縮印量,一家大企業實施文件外包五年就相當于少砍一千棵生長了15年的大樹.據悉,中國企業每年要用六百億的紙張,如果能節省到五百億,就能少砍伐數萬畝的森林,節約15年到20年樹木生長的時間成本,這不僅對于企業,甚至對于整個國家乃至人類社會都有非常大的意義.

當前雖然外包理念雖然已逐漸被企業接受,但文件管理外包對很多企業來說還是一個陌生的概念.中國惠普有限公司打印及成像系統集團市場開發經理楊子江介紹道:"據國際外包協會統計,世界500強企業中的85%以上采用文件管理外包服務,它能夠幫助企業降低文件處理成本的10%-25%.盡管國內企業應用率不足5%,但最近一兩年,中國的客戶開始接受新的理念."對此,馬黎陽也指出,文件管理外包以后,可以將全部文件輸出成本折算為清晰的按張收費,客戶的全部成本只需按照印量計算即可,所有成本清晰,并為后續的控制與管理打下良好的基礎.如果中國企業500強中也能達到國外文件外包應用水平的85%, 每年可以節省600億人民幣.

自今年世界經濟危機爆發以來,生產資料、營銷計劃等企業成本被嚴重壓縮,企業資本投入更加謹慎,企業過冬更需節約.對此,馬黎陽充滿信心地表示:"在經濟危機影響下,節約成本成為國內企業迫切關注的事情,而文件外包服務可幫助企業以少量投入獲得長期的資源節約,進而降低企業成本,相信文件外包將成為有責任企業的節約首選之一."