一、客戶服務(wù)中心品質(zhì)管理的涵義

客戶服務(wù)中心的品質(zhì)管理工作，不僅包含狹義的座席代表服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控與管理，還包括客戶服務(wù)中心運營指標的管理、流程管理、風險監(jiān)控管理、客戶滿意度管理、客戶關(guān)系管理等。也就是說，從指標管理到質(zhì)量管理、從內(nèi)到外全面管理客戶服務(wù)中心的運營品質(zhì)。

二、客戶服務(wù)中心品質(zhì)管理的內(nèi)容與方法

品質(zhì)管理工作的重點分為指標管理和質(zhì)量管理。

2.1 客戶服務(wù)中心的指標管理

指標管理，顧名思義，就是對客戶服務(wù)中心各類運營KPI指標的管理。

2.1.1 KPI指標的選擇

目前有很多關(guān)于呼叫中心數(shù)字化管理的文章，其中經(jīng)常提到“管理呼叫中心常用的23個指標”，但對于不同行業(yè)的客戶服務(wù)中心，所需管理的KPI指標也是不同的。

總統(tǒng)來看，客戶服務(wù)中心一般關(guān)注的重點在：來電量、電話接通率、平均單呼成本、平均應(yīng)答速度或服務(wù)水平、平均通話時長、平均事后處理時長、客戶服務(wù)代表的工作負荷率、一次性問題解決率及客戶滿意度。

下面就簡單介紹一下選取這些指標的主要原因：

....1、來電量與電話接通率

選取這兩個指標的主要原因是因為它們是體現(xiàn)客戶服務(wù)中心工作績效的一個基本指標。如果沒有電話呼入，那么客戶服務(wù)中心的存在就是多余的。

....2、平均單呼成本

這是高層管理人員比較關(guān)心的一個指標。由于客戶服務(wù)中心是人員與技術(shù)均密集的企業(yè)，因此建立客戶服務(wù)中心的成本相對較高，而高層管理人員是需要看到每次投資的回報的，因此，他們會比較關(guān)注客戶服務(wù)中心的成本支出。

....3、平均應(yīng)答速度或服務(wù)水平、平均通話時長、平均事后處理時長

這些指標是體現(xiàn)客戶服務(wù)中心工作效率的指標。這里主要說明一下服務(wù)水平。服務(wù)水平是指在規(guī)定的時間內(nèi)（一般是20秒）被接聽的電話占來電總量的百分比。關(guān)于對服務(wù)水平指標的具體說明，可以參看筆者的另一文章“影響呼叫中心‘服務(wù)水平’的原因淺析”，這里就不贅述。

....4、客戶服務(wù)代表的工作負荷率

這是客戶服務(wù)中心的管理人員（特別是座席人員的直接管理人員）比較關(guān)注的指標。通過這個指標，可以看出對座席人員的利用情況是否合理、工作人員的狀態(tài)如何。

....5、一次性問題解決率及客戶滿意度。

這是測量客戶滿意度的指標。由于這些指標是涉及到客戶感受的，因此，不宜測量和統(tǒng)計，一般需要通過客戶滿意度調(diào)查來實現(xiàn)。

....2.1.2 KPI指標的管理

各個客戶服務(wù)中心根據(jù)各自的需要選擇好KPI指標后，就需要對這些指標進行管理，那么如何管理呢？

下面，我就簡單向大家介紹一下：

....1、實時管理

也就是說現(xiàn)場管理。通過對指標系統(tǒng)的實時查看（比如：交換機報表系統(tǒng)、CTI報表系統(tǒng)等），了解當時現(xiàn)場運營情況，及時進行人員調(diào)整，保證指標的波動在限定的范圍內(nèi)。

....2、事后監(jiān)督

也就說在一天的運營結(jié)束后，對該日的各類指標在一天中的波動情況進行分析，也可對各類指標的每日平均、每周平均、每月平均等進行對比分析，了解各類指標的變動規(guī)律，掌握中心整體的情況和每位座席人員的工作狀態(tài)變化情況，分析排班的合理性，提出運營中需要改進和注意的事項。

....2.2 客戶服務(wù)中心的質(zhì)量管理

客戶服務(wù)中心的質(zhì)量管理主要方式是對座席人員的電話監(jiān)聽，當然，電話監(jiān)聽的方式有很多，也有不少文章進行過此方面的專門介紹，這里就不再此方面再次介紹了。本次主要著重在監(jiān)聽后的管理方面。要進行質(zhì)量管理，首先要建立標準化的質(zhì)量管理體系，通過分析各類數(shù)據(jù)掌握本中心的整體運營質(zhì)量，按照規(guī)定的流程工作，充分發(fā)揮團隊協(xié)作的優(yōu)勢。

....2.2.1 質(zhì)量管理原則

1、標準化

標準化管理的前提就是要先制定規(guī)范的管理制度和操作規(guī)程。其次，是要制定標準的回答話術(shù)和評比標準。最后，是堅持不懈的執(zhí)行。通過質(zhì)量管理督導(dǎo)的工作促使所有員工嚴格遵守規(guī)章與標準的執(zhí)行，提供標準化、專業(yè)化的服務(wù)。

最終目標：讓客戶每次撥打都能感受到一致的服務(wù)。

2、數(shù)字化

除了運營指標的管理需要進行統(tǒng)計外，對于日常的質(zhì)量管理也需進行必要的統(tǒng)計與分析，根據(jù)這些數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析，客戶服務(wù)中心的管理人員可以了解到：

中心整體運營質(zhì)量
各類致命性錯誤出現(xiàn)的頻率
每位員工每天/月/年的工作質(zhì)量情況
質(zhì)量督導(dǎo)員的工作情況、工作成果
需要培訓(xùn)的內(nèi)容
需要在知識庫中加強和完善的內(nèi)容
流程中需要改進的地方
最終目標：以數(shù)據(jù)說明情況，量化管理，直觀、明確。

3、流程化

各個崗位各司其職，嚴格按照規(guī)定的制度和流程執(zhí)行，避免由于職責不清造成的成本浪費。

最終目標：使質(zhì)量管理工作透明、管理層次清晰；提高工作效率和執(zhí)行力度；降低客戶服務(wù)中心的運營成本。

2.2.2 標準話術(shù)的制定原則

制定標準話術(shù)，是客戶服務(wù)中心行業(yè)的一大特色。目前，從業(yè)內(nèi)各個客戶服務(wù)中心對標準話術(shù)的使用來看，標準話術(shù)的形式有：描述型話術(shù)、對話型話術(shù)和流程型話術(shù)三種。

下面對上述三種話術(shù)的優(yōu)缺點進行一下對比：


當然，除了考慮話術(shù)形式的優(yōu)缺點外，各個客戶服務(wù)中心必須根據(jù)各自的業(yè)務(wù)特色來選擇制定話術(shù)的形式。比如：對于業(yè)務(wù)簡單的中心，就可以選擇對話型話術(shù)，這樣便于座席人員掌握、培訓(xùn)成本也會相應(yīng)的降低；對于以銷售為主的客戶服務(wù)中心，就可以選擇描述型話術(shù)，便于座席人員發(fā)揮特長，進行產(chǎn)品銷售；對于業(yè)務(wù)復(fù)雜的客戶服務(wù)中心，就可以選擇流程型話術(shù)，便于降低業(yè)務(wù)培訓(xùn)成本和質(zhì)量管理成本，提高業(yè)務(wù)回答的一致性和準確性。

雖然選用不同類型的話術(shù)，但其制定原則基本相同，都須考慮以下幾點：

開頭語。推薦話術(shù)：“您好！**（單位/中心），我是**（座席編碼/姓名），很高興為您服務(wù)！”
過渡語。推薦話術(shù)：“不好意思，請您稍等一下，可以嗎？”
結(jié)束語。推薦話術(shù)：“感謝您的支持，歡迎您再次致電。”
禮貌用語。推薦話術(shù)：“您、對不起、請、謝謝”
各類特殊情況的處理。根據(jù)各自中心日常運營總結(jié)得出。

2.2.3 質(zhì)量管理人員工作原則

有了先進的質(zhì)量管理體系和科學管理方法，就需要質(zhì)量管理人員堅持不斷的努力工作。質(zhì)量管理工作是一項長期的、細碎的工作，需要質(zhì)量管理人員每天堅持不懈的工作才能取得一定的成效。同時，此項工作對質(zhì)量管理人員的要求較高，除了業(yè)務(wù)過硬、為人正直、勤奮外，還需要有較高的自覺性、主動性和責任感。

由于質(zhì)量管理工作細碎、日常和成效慢的特性，不少客戶服務(wù)中心的高層管理人員對于質(zhì)量管理人員的定位都比較低，其實這樣是非常不利于質(zhì)量管理工作的開展的，極易形成一個惡性循環(huán)。

我認為，質(zhì)量管理人員在客戶服務(wù)中心的定位應(yīng)該僅次于中心的最高領(lǐng)導(dǎo)。這是因為：他肩負著中心的整體質(zhì)量的推動與改進和對中心整體工作流程的監(jiān)管。只有擁有一定的地位，他們提出的改進方案才能盡快施行，推動中心質(zhì)量的改進。同時，需要安排質(zhì)量管理人員參加各類進修與培訓(xùn)，了解先進的管理理念和方法，達到更好的幫助中心提高與改進的目的。

三、項目管理在品質(zhì)管理中的應(yīng)用

品質(zhì)管理在整個客戶服務(wù)中心的管理項目中，是作為執(zhí)行監(jiān)管與改進功能的部門，但是對于品質(zhì)管理工作本身也可作為一個項目進行管理。

比如，以項目管理流程圖來看（見下圖）：


任何質(zhì)量管理工作都可套用上圖，變?yōu)椋?BR>

這也就是在質(zhì)量管理上經(jīng)常看到的PDCA戴明環(huán)。

在以客戶服務(wù)中心質(zhì)量督導(dǎo)的工作為例：

怎么樣？完全一樣吧。其他工作也可以套用一下，也會完全一樣的。您不妨試一下！

由此可見，在整個品質(zhì)管理的過程中，大量應(yīng)用了項目管理的理論與經(jīng)驗，因此，一個好的品質(zhì)管理人員必定是一個優(yōu)秀的項目管理人員！

作者單位：中國銀行電子銀行部華北客戶服務(wù)中心。

來源：客戶世界