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呼叫中心奇特的四大特性

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本專題的其它文章,可能都是以比較嚴肅的角度來探討中國文化跟服務管理的關系,本文將以另外一個角度,用幽默詼諧的方式,來探討中國文化下,呼叫中心展現出來的4個有趣的特性。

筆者強調的只是詼諧的一面,這4大特性,可能放諸世界都是這樣,是普遍人性造成的行為,如果發覺跟自己呼叫中心有類似的現象,只希望大家看過文章莞爾一笑就好。
特性一:來電模式大部分是上班模型

呼叫中心的管理,有一個很重要的原則,就是:適當的時候,有適當的人,做適當的事情。

為了要在適當的時候,有適當的人,很多呼叫中心花大量心血,研究客戶在何時打電話來,何時是呼叫中心的高峰。要可以預測出來高峰可能在何時出現,才可以在這時候安排足夠的人力來服務。
要了解你的客戶何時會打電話來,就必須要了解你客戶的習性和行為,這時中國最古老的文化,就提供了第一個線索。

這個特性就是:大部分客戶喜歡在上班的時候打電話給客服中心。

這種特性,就是我們稱為的:上班模型。所謂上班模型,就是客戶開始到公司上班,電話就一直進來,客戶下班,電話就開始減少。




大家看到上面紅色的線,就是一天里面電話進來的數量,藍色的線是安排的人力,可以清楚看到早上8點一開始,電話就一直進來,中午來電的客戶開始去吃飯,電話就開始下滑,然后等到客戶吃完中飯,電話又開始進來,下午又出現另外一個高峰,一直到5點以后又開始下滑,6點以后電話相對就少很多。

為何客戶的來電行為會跟著上下班時間而改變?上班模型背后的客戶心里又是怎么造成的?
很多文章其實早就提供過答案,就是:利用公司的資源,作自己的事情,符合人之常情。
很多呼叫中心打電話是要錢的,就算很多呼叫中心提供免費的號碼,但大部分用手機是不能打的,這時使用公司電話來打自己的私事,相當符合中國古老的傳統(甚至是放諸世界各地都相同的傳統)。
上班模型這個特性,照理說應該不能套在客服電話是免費的情況下。照理說,既然打客戶服務電話是免費的,就不需要用公司電話來打,隨時可以拿家里電話或手機來打。最明顯的例子,就是移動公司的客服電話。打移動公司的客服電話,是用手機直撥的,不需要付錢。既然不需要付錢,應該就不存在上班模型了。

這個有趣的問題,筆者有一次理直氣壯的跟某移動公司的排班師在討論,結果聽到一個驚訝的結論:
移動公司也存在上班模型!特別是禮拜六和日,電話會比平常上班日少(當然如果受到營銷活動影響,或賬單日影響,假日的電話有可能還是會比平常日多)。
筆者很驚訝的問那位排班師說,打移動的客服電話,不是不要錢嗎,為何還會受到客戶是否上班或下班的因素影響?

那位排班師看著我說:用公司的時間,做自己的事情,也是符合人之常情啊。
筆者恍然大悟,很有道理,除非是急事,不然禮拜六和日是休假時間,是自己要休息游玩的時間,怎么可以拿來打客服電話呢?就算有賬單的問題,等到禮拜一上班,在用公司時間來作自己的事情啊。
這也算是給第一個特性,做了一個更深入的批注。

特性二:能不排隊,就不排隊

筆者有一次在機場,大家陸續在等著上飛機,就是一個登機口,飛機就在那里等著,每一個人都有分配好的座位,早進去也沒有辦法搶到更好的位子,結果就是有一個中年男子硬是要插到我的前面,拼命擠著想要先進去,我委婉的問他一句:

『先生,你是尿急是嗎?』

他回過頭,很自然的說:

『我不習慣排隊!』

那個自然的態度,讓筆者覺得肅然起敬,需要很堅強的意志,才能隨時隨地保持戰斗精神,不管什么事情都要有搶的精神。

很多人都見識過上海或北京地鐵站的人潮,筆者有一次等車,盡然很神奇的,車站只有幾個人,來了那節車廂,盡然里面都是空的。

筆者想,這次好了,可以輕松上車了,結果背后猛然沖過來2個年輕人,把我撞倒一邊,很用力的搶到位子,等我鋃嗆的坐下以后,我看到車廂里面,基本上只有我們幾個人,其它位子全部是空的!
這種能不排隊,就不排隊的精神,感覺上已經是刻在骨頭里,不管到底需不需要搶位子,反正就是要隨時鍛煉這身功夫,隨時要搶到前頭。

我相信只要到過麥當勞或肯得基買東西,也是見識過不搶買不到漢堡的場面。

這種習慣,在呼叫中心也展現了它的特性。照理說,呼叫中心的排隊,是沒有辦法改變的,等在電話上,又不能插隊,只有慢慢等。

但很多銀行都知道,只要有設置來電優先等級,就會有插隊的客戶出現啦!

例如信用卡掛失,一般等級都會是最優先,你打進銀行的客服中心,你在語音選項選了其它業務,可能排隊排的要死,但如果你選了信用卡掛失業務,銀行為了確保立刻把信用卡進行掛失,免得發生盜刷,就會把這通電話立刻優先轉到客服人員手中。

這種類似快速通道的作法,給銀行找了不少麻煩。只要一個客戶發現有這種不必排隊的通道,他下一次就會如法泡制,不管是不是要掛失信用卡,反正選了先接通再說,結果把原本應該快速的通道,也塞住了。

這種能不排隊,就不排隊的特性,跟中國素有禮儀之邦的美譽,有些微妙的沖突,這個現象,或許是新舊文化沖擊下產生的特殊情況。

特性三:吵架當作鍛煉身體

有理沒理,大聲便是道理,這是祖宗們千古留下的寶貴遺產。

有很多人打電話到客服中心,就是妥善運用上面這個遺產,筆者自己也試過了幾次,每次都很成功。
筆者因為工作忙碌,信用卡賬單常常遲交,每次遲交,就會付一筆遲交的罰款,還有欠款的利息,筆者每次就會打到信用卡的客服中心,電話一接通,筆者就開始罵人,罵說我怎么到現在都還沒有收到賬單,你們服務怎么這么差勁,被罵的客服人員聽筆者越罵越兇,為了安慰筆者受創的心靈,就趕緊把延遲產生的罰款,還有利息都一并取消,取消以后,最后還會跟筆者說一聲甜美的:對不起。

筆者成功的試了三次以后,第四次筆者又遲交,再打去客服中心,正開始預備罵人,接電話的客服小姐就用很甜美的聲音說:先生,你們家的信箱,好像洞太大了,信掉出來了三次了,是嗎?
筆者噗吃一聲,不敢笑出來,知道這家銀行有很好的客戶來電紀錄和CRM管理,那次就乖乖交了罰款。

中國文化最重要的精神之一,就是以和為貴,這種把吵架當作鍛煉身體的寶貴遺產,其實就是消費者掌握了企業追求以和為貴的原則,發現只要吵架,企業就比較容易退讓。

把吵架當作身體鍛煉,這一點在上海算是發揮得相當淋漓盡致(請上海的朋友不要介意啊),而這一點是有數據統計的。

根據上海這一帶的電信公司的實際經驗,上海客戶來電時,如果所有座席都繁忙,客戶在線等待的耐心度,是筆者見過國內其它地區最高的,高達90秒,相對于其它地區,一般大約就是40秒左右。
也就是上海人打電話給客服中心,一直等到90秒以后,才會放棄等待,把電話掛了,只要還沒有等到90秒,就會一直在在線等著。

筆者開玩笑說,上海人真的是有話擺在心里不說不行,不把你客服人員等到,把你罵了一頓不行。
因為這個特性,服務上海地區客戶的呼叫中心,人力資源壓力特別大,因為根據惡狼原則告訴我們,耐心度越高的呼叫中心,需要越多的人才能達到同樣的服務水平。

事實上,因為客戶的耐心度極強,上海地區呼叫中心一般比其它地區需要20到30%多余的人員才能提供同樣的服務水平。

特性四:萬川匯流、百族為一

這是中華文化最大的特色之一,就是他結合了無數的民族,有各種各樣的地方特色。

這在美國或其它歐美國家,都是很少見到的,一個國家有這么多種語言、這么多種不同的子文化,但這種特色,相對也給呼叫中心的運營管理,產生了很大的壓力。

這個壓力主要展現在一個很頭痛的議題上:一個全國服務的公司,應該要做各地分布式呼叫中心,還是全國集中式呼叫中心?分布式呼叫中心在管理上非常的麻煩,人員高度分散,監控不容易,但如果集中在一地,統一服務,就會面臨各地方言眾多,廣州打來的客戶,上海客服人員是否有能力服務。網絡上流傳一個有趣的錄音檔,客戶試圖要跟客服人員講自己的姓:石頭的石,講了半天,客服人員一直以為是暑假的暑,這被當作一個笑話,但這個笑話對大陸的呼叫中心,卻是很慘痛的感受。

中國呼叫中心必須不斷面對各地方言不同、文化不同、地區差異性太大的這個特色,是其它國家或文化中,比較少遇到的,國外專家也很難提供建議。

中國呼叫中心的這4個有趣的特性,讓呼叫中心的管理,出現了很多國外沒有的特色,僅提供給呼叫中心管理者一些參考。

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