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商標信息的搜集過程雖然是有選擇性的,但是仍然會有很多信息是重復的或者無用的,因此商標信息整理的第一步就是對搜集到的信息進行鑒別和選留,從而保證商標信息的質量。選擇的一般原則是:適合本商標生產(chǎn)、設計、科研、經(jīng)營等各項管理工作的需求;資料可靠、準確;資料內容完整;資料內容新穎。經(jīng)過選擇后的信息資料應該是確有價值的、質量較好的、重點突出的、具有實用性的資料,而不是包羅萬象的大雜燴。為了把好信息資料的選留關,商標管理者應該派專人來對搜集到的信息進行匯集、鑒定,然后統(tǒng)一進行篩選工作。
商標信息整理的第二步是對信息進行濃縮。通過選擇后留下來的信息,去除了重復的部分,但是還不能保證信息是最簡練的,持別是一些文獻資料,冗余信息比較多,需要進行精煉。濃縮就是要將一些敘述啰唆的信息簡化成最直接、最簡練的表述方式,突出重點,提高信息的利用價值。
接著要做的就是對濃縮后的商標信息進行分類。分類是根據(jù)信息的共同點和差異點,將信息區(qū)分為不同種類的方法。分類的目的并不在于進行詳細區(qū)分,而是要將龐雜的信息群中彼此相似的部分歸納起來,以便信息的檢索和利用。分類的方式通常有以下兩種:按形式分,即按照會議記錄、法律政策文獻、調查報告、報紙信息、視頻信息、網(wǎng)絡信息等不同的形式對信息進行分類。一般不同形式的信息,其記載的載體就不同,如會議記錄的載體是紙,而視頻信息通常是用錄像帶等載體記錄下來的,網(wǎng)絡信息則是用電文檔的形式記錄下來的,所以這種分類方式的優(yōu)勢在于比較簡便,容易操作。另一種分類方式是按內容來分,即按照信息所涉及的方面進行分類,如生產(chǎn)信息、銷售信息、競爭對手的信息等。這種分類方式的優(yōu)勢在于可以使商標管理者方便地找到所需要的信息通常商標管理者在進行商標信息分類的時候,可以根據(jù)實際情況將兩種方法結合起來使用,最大限度地提高商標信息的利用率。
在對商標進行分類之后,商標管理者還可以將某些相關性比較高的信息列成圖標借助符號來濃縮信息,并一目了然地表明信息之間的相互關系。最后,商標管理者應該將整理后的信息建立成信息庫,既方便信息的存儲和檢索,又有利于進行累計、平均、匯總和計數(shù)等統(tǒng)計分析工作,是信息管理現(xiàn)代化的重要方式。

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